Η συστατική επιστολή είναι ένα επίσημο γράμμα το οποίο αναφέρεται στα ακαδημαϊκά και επαγγελματικά σας προσόντα και προτερήματα. Στόχος της είναι να σας προτείνει σε ένα μελλοντικό εργοδότη ή στην επιτροπή επιλογής για ένα μεταπτυχιακό πρόγραμμα.

Η συστατική επιστολή είναι εχέμυθη και προσωπική. Με άλλα λόγια, δεν μπορεί να είναι ανοιχτή καθώς δεν θα πρέπει εσείς να γνωρίζετε το περιεχόμενό της γιατί τότε χάνει την αξιοπιστία της. Επίσης, πρέπει να συντάσσετε για συγκεκριμένο λόγο και να απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο ή άτομα, που θα σας επιλέξουν για μια συγκεκριμένη θέση εργασίας ή θέση σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα.

Πολλοί φοιτητές νομίζουν ότι η αναζήτηση συστατικών επιστολών είναι μια απλή και τυπική διαδικασία και μάλιστα όλοι οι καθηγητές ή προϊστάμενοί τους είναι υποχρεωμένοι να τους δώσουν συστατική επιστολή. Αυτό όμως είναι λάθος. Είναι στη διακριτική ευχέρεια των καθηγητών αλλά και των προϊσταμένων σε ένα εργασιακό πλαίσιο, να αποφασίσουν αν θέλουν να σας συστήσουν σε κάποιον-α άλλο-η. Στις παρακάτω οδηγίες θα βρείτε χρήσιμες συμβουλές για το τι πρέπει να κάνετε και τι να αποφύγετε προκειμένου να καταφέρετε να έχετε ξεχωριστές και πετυχημένες συστατικές επιστολές.

 ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΕΥΘΥΝΘΕΙΤΕ

• Απευθυνθείτε σε ανθρώπους που σας γνωρίζουν καλά και με τους οποίους έχετε συνεργαστεί, είτε σε ακαδημαϊκό, είτε σε επαγγελματικό επίπεδο.  Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε συστατική επιστολή από έναν καθηγητή σας στο πανεπιστήμιο, από έναν πρόσφατο προϊστάμενό σας ή από κάποιον με τον οποίο έχετε συνεργαστεί για κάποιο σκοπό.  
   
• Συστατικές επιστολές που γράφονται από προσωπικούς ή οικογενειακούς φίλους και συγγενείς θεωρούνται ακατάλληλες και αναξιόπιστες.
   
• Αν επιθυμείτε μια συστατική επιστολή για μεταπτυχιακές σπουδές, επιλέξτε έναν καθηγητή που σας γνωρίζει καλά (π.χ. ο επιβλέπων της διπλωματικής σας εργασίας ή κάποιος καθηγητής με τον οποίο έχετε συνεργαστεί σε ένα ερευνητικό πρόγραμμα).
   
• Επιλέξτε επίσης να ζητήσετε συστατικές επιστολές από κάποιο-α καθηγητή-τρια που ασχολείται με το συγκεκριμένο αντικείμενο-πεδίο επιστημών στο οποίο σκοπεύετε να κάνετε τις μεταπτυχιακές σας σπουδές κι έχετε παρακολουθήσει με επιτυχία τα μαθήματα που παραδίδει (δηλ. με καλές επιδόσεις) ή/ και έχετε εκπονήσει σχετικές εργασίες. Αποφύγετε να φέρεται στη δυσάρεστη θέση κάποιον να πρέπει να σας συστήσει, ενώ είτε δεν σας γνωρίζει καλά είτε οι επιδόσεις σας ήταν τέτοιες που δεν μπορεί να χαρακτηριστούν αξιόλογες.
   
• Επίσης, είναι καλή ιδέα να μην έχετε συστατικές επιστολές μόνον από τη Σχολή σας, αλλά να προσπαθήσετε να πάρετε τουλάχιστον μία επιστολή από καθηγητή-τρια ενός άλλου τμήματος ή πανεπιστημίου, αν έχετε παρακολουθήσει κάποια σχετικά μαθήματα (καθηγητές Τμήματος του Εξωτερικού στο οποίο φοιτήσατε μέσω του προγράμματος Erasmus ή καθηγητές άλλων Τμημάτων των οποίων τα μαθήματα έχετε επιτυχώς παρακολουθήσει ως ελεύθερες επιλογές) .
   
• Γενικά, προσπαθήστε να επιλέξετε μια ποικιλία ανθρώπων που σας γνωρίζουν κάτω από διαφορετικές συνθήκες εργασίας και επομένως μπορούν να αναφερθούν στις διαφορετικές ικανότητες, προσόντα και εμπειρίες σας.

ΠΟΣΕΣ ΣΥΣΤΑΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΧΡΕΙΑΖΕΣΤΕ

• Σας συμβουλεύουμε να επιδιώξετε να συγκεντρώσετε τρεις με πέντε συστατικές επιστολές.  Δυο με τρεις «δυνατές» επιστολές, οι οποίες περιγράφουν τα ιδιαίτερα ταλέντα και τις ικανότητές σας είναι προτιμότερες από πέντε αόριστες επιστολές.

ΠΟΤΕ ΚΑΙ ΠΩΣ ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΕΤΕ ΑΥΤΟΥΣ ΠΟΥ ΕΠΙΘΥΜΕΙΤΕ ΝΑ ΣΑΣ ΣΥΣΤΗΣΟΥΝ  

• Οι περισσότεροι εργοδότες προτιμούν οι συστατικές επιστολές να στέλνονται απ’ ευθείας στους ίδιους, δίχως τη δική σας μεσολάβηση. Το ίδιο μπορεί να ισχύει και για τα Πανεπιστήμια. Επίσης, τα περισσότερα πανεπιστήμια απαιτούν τη χρήση της δικής τους έτοιμης φόρμας ή/και φακέλου στις συστάσεις. Να είστε προσεκτικοί και να ακολουθήσετε τις οδηγίες που σας δίνουν.
   
• Ζητείστε προσωπικά από αυτούς που επιθυμείτε να σας συστήσουν αν μπορούν να γράψουν για εσάς μια ευνοϊκή συστατική επιστολή.
   
• Εξηγείστε για ποιο λόγο χρειάζεστε τη συστατική επιστολή.
   
• Συναντηθείτε με τους υποψήφιους συγγραφείς εγκαίρως και ενημερώστε τους για τα σχέδια, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους σας.  Θυμίστε τους τις δραστηριότητες και τα κατορθώματά σας.  Ζητήστε τους να περιγράψουν ιδιαίτερες ικανότητες σας, τις οποίες θα θέλατε να υπογραμμίσετε και αναφέρετέ τους συγκεκριμένα παραδείγματα. 
   
• Προκειμένου να αποκτήσουν μια σφαιρική γνώση των προσόντων και των δεξιοτήτων σας δώστε στους συγγραφείς των επιστολών σας ένα βιογραφικό σας σημείωμα. Με τον τρόπο αυτό μπορεί να ενημερωθεί για γνώσεις και δεξιότητές σας που πιθανόν δεν γνωρίζει (ξένες γλώσσες, σεμινάρια που έχετε παρακολουθήσει κα)
   
• Θα ήταν θετικό επίσης για εσάς, να τον/την πληροφορήσετε και εγγράφως για κάποια επιπλέον απαραίτητα στοιχεία, όπως το ονοματεπώνυμο σας, το τμήμα στο οποίο φοιτάτε, την ειδικότητά σας, το Πανεπιστήμιο ή τα Πανεπιστήμια στο οποία θα κάνετε αίτηση, τα μαθήματα που έχετε παρακολουθήσει και τους βαθμούς που έχετε πάρει (π.χ. αναλυτική βαθμολογία) και ό,τι άλλο στοιχείο  θεωρείτε απαραίτητο και πρέπει να συμπεριλάβει στην επιστολή.  
   
• Αν τα Πανεπιστήμια που πρόκειται να υποβάλλεται αίτηση, έχουν συγκεκριμένες οδηγίες και συμβουλές, αναφορικά με τα θέματα στα οποία καλούνται να αξιολογήσουν και να αναφερθούν οι συγγραφείς των συστάσεων, δώστε στους συντάκτες των επιστολών σας τις απαραίτητες κατευθύνσεις. Επιπλέον, αν έχουν συγκεκριμένες φόρμες στις οποίες θα πρέπει οι συγγραφείς των συστατικών επιστολών να σημειώσουν σε συγκεκριμένα πεδία την αξιολόγηση των προσόντων σας, ζητήστε τους ευγενικά να χρησιμοποιήσουν εκείνες τις φόρμες. Σε διαφορετική περίπτωση, δεν είναι πρόβλημα αν χρησιμοποιήσουν το επίσημο επιστολόχαρτο της επιχείρησης ή του Πανεπιστημίου, και να επισυνάψουν το έντυπο που αποστέλλει το Πανεπιστήμιο υποδοχής, προκειμένου να είναι σαφές ότι έλαβαν γνώση.
   
• Δώστε στους συγγραφείς των συστατικών σας επιστολών ένα χρονικό περιθώριο τουλάχιστον 2 εβδομάδων για τη σύνταξη της επιστολής.  Να θυμάστε ότι η συγγραφή μιας αξιόλογης συστατικής επιστολής απαιτεί περίπου 45-60 λεπτά της ώρας. 
   
• Ενημερώστε τις συστάσεις σας για την ημερομηνία που χρειάζεστε τη συστατική επιστολή.

ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΕΤΕ  

• Οι συστατικές επιστολές πρέπει να γράφονται σε χαρτί με κεφαλίδα τον τίτλο του οργανισμού, του πανεπιστημίου, της σχολής ή του φορέα.
   
• Κανονικά ακόμη και ο φάκελος θα πρέπει να είναι ο επίσημος φάκελος του Πανεπιστημίου ή της επιχείρησης εκτός από την περίπτωση που το αιτούμενο Πανεπιστήμιο σας έχει δώσει να προωθήσετε το δικό του. Σε διαφορετική περίπτωση, προμηθεύσετε το συγγραφέα της συστατικής σας επιστολής με ένα φάκελο, όπου θα αναγράφεται ο παραλήπτης (π.χ. ένας πιθανός εργοδότης, ένα πανεπιστήμιο στο εξωτερικό) και τα απαραίτητα γραμματόσημα.  
   
• Σε όλες τις περιπτώσεις, ο φάκελος θα πρέπει να είναι σφραγισμένος και υπογεγραμμένος από το συντάκτη. 
   
• Φροντίστε να ζητήσετε ένα επιπλέον αντίγραφο της συστατικής επιστολής για το αρχείο σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε και το περιεχόμενό της!

ΣΥΣΤΑΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ vs ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Τα περισσότερα πανεπιστήμια ζητούν από τους υποψήφιους μεταπτυχιακούς φοιτητές τους συστατικές επιστολές (reference letter) για τη σύνταξη των οποίων διαθέτουν συνήθως κι έτοιμες φόρμες. Στην περίπτωση των εργοδοτών όμως δεν ισχύει απαραίτητα το ίδιο. Οι περισσότεροι εργοδότες δεν απαιτούν εκ των προτέρων συστατικές επιστολές από τους ενδιαφερόμενους για μια θέση εργασίας. Θα ήθελαν βέβαια να γνωρίζουν ότι υπάρχει κάποιος που γνωρίζει τον υποψήφιο εργαζόμενο σε αντίστοιχο επαγγελματικό πλαίσιο και μπορεί να τους μιλήσει και να τους δώσει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την εργασιακή συμπεριφορά του, τα προσόντα και τις ικανότητές του.

Επομένως, όταν ένας υποψήφιος εργαζόμενος στέλνει ένα βιογραφικό σημείωμα, ακόμη κι αν ο εργοδότης δεν απαιτεί συστατική επιστολή, θα ήταν φρόνιμο στο τέλος του βιογραφικού του σημειώματος, να αναφέρει μια ξεχωριστή ενότητα με τον τίτλο: Συστάσεις. Εκεί μπορεί να σημειώσει είτε «διαθέσιμες εφόσον ζητηθούν», προκειμένου να δείξει ό,τι μπορεί στη συνέντευξη να προσκομίσει ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας πρώην συνεργατών (εργοδοτών, καθηγητών, επιβλέποντες πρακτικής άσκησης) για να έχει στη διάθεσή του ο συνεντευκτής – μελλοντικός εργοδότης. Είτε, μπορεί να τα συμπεριλάβει εξαρχής στο βιογραφικό του σημείωμα που καταθέτει, εφόσον ενημερώσει τις συστάσεις του κι εκείνοι αποδεχθούν τη χρήση των ονομάτων και των στοιχείων επικοινωνίας τους  προκειμένου να μιλήσουν για τον υποψήφιο και να περιγράψουν τις ικανότητές του σε ένα μελλοντικό εργοδότη.

Σ’ αυτή την περίπτωση στην ενότητα των συστάσεων, αναφέρετε οπωσδήποτε: το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα, τη διεύθυνση και το τηλέφωνο αυτού που σας συστήνει. Επίσης, μπορείτε να περιγράψετε μέσα σε μια ή δύο προτάσεις, το είδος της εργασιακής σχέσης που είχατε με το συγκεκριμένο άνθρωπο. Για παράδειγμα: «επιβλέπων καθηγητής της διπλωματικής μου εργασίας» ή «προϊστάμενος στο Τμήμα Πωλήσεων της εταιρείας Χ όπου εργαζόμουν».

Ο εργοδότης είναι αυτός που θα αποφασίσει τελικά αν θα έρθει σε επαφή ή όχι με τις συστάσεις σας και αν θα ζητήσει περισσότερες πληροφορίες για εσάς. Αυτό μπορεί να το κάνει είτε τηλεφωνικά είτε προσωπικά.

Πριν παραδώσετε μια τέτοια λίστα στο μελλοντικό εργοδότη σας βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει κι έχετε πάρει άδεια από τους ανθρώπους που αναφέρετε ως συστάσεις. Η ενημέρωσή τους για τις επαγγελματικές κινήσεις και επαφές σας και η καταρχήν συμφωνία για τη χρήση των στοιχείων τους ως συστάσεις, είναι απολύτως απαραίτητη, καθώς αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε στιγμή μπορεί να λάβουν τηλεφώνημα από τον μελλοντικό εργοδότη σας και θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι να μιλήσουν για εσάς. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορεί να δείξουν έκπληξη και η εικόνα που θα δοθεί για εσάς σε αμφότερες πλευρές να είναι αρνητική.

ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ  

Αρκετές φορές υπάρχει σύγχυση ανάμεσα στους όρους συστατική επιστολή και βεβαίωση απασχόλησης με αποτέλεσμα αρκετοί να θεωρούν λανθασμένα ότι τα δύο έγγραφα ταυτίζονται. Ήδη έχουμε αναλύσει και εξηγήσει το στόχο, τη μορφή, το ύφος  μιας συστατικής επιστολής. Η βεβαίωση απασχόλησης από την άλλη πλευρά, είναι το έγγραφο που πιστοποιεί ότι κάποιος έχει εργαστεί ή συνεχίζει να εργάζεται σε έναν φορέα ή οργανισμό και όπου αναφέρονται συγκεκριμένα τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες που είχε ή αντίστοιχα έχει. Ο κάθε εργαζόμενος, ολοκληρώνοντας την εργασία του σε ένα φορέα ή οργανισμό, πρέπει να φροντίζει να παίρνει βεβαίωση απασχόλησης, από τον μέχρι τότε εργοδότη του προκειμένου να τη χρησιμοποιήσει ως αποδεικτικό προϋπηρεσίας, σε μελλοντικούς εργοδότες.

Παρόμοια, ακόμη κι ένας ήδη εργαζόμενος, μπορεί να ζητήσει και να έχει βεβαίωση απασχόλησης από την εργασία του. Στη βεβαίωση απασχόλησης, ο προϊστάμενος συνήθως της υπηρεσίας ή του τομέα όπου κάποιος εργάστηκε, βεβαιώνει την απασχόληση του εργαζομένου και αναφέρεται στα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες που είχε και εκτελούσε. Προαιρετικά, μπορεί να αναφερθεί και σε στοιχεία όπως οι δεξιότητες και η συμπεριφορά του εργαζόμενου στις δεδομένες εργασιακές συνθήκες.

Το γεγονός αυτό δεν σημαίνει ότι η βεβαίωση προϋπηρεσίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως συστατική επιστολή. Μολονότι μπορεί η συνεργασία με τον προηγούμενο εργοδότη να είναι πολύ καλή και το ύφος της βεβαίωσης προϋπηρεσίας να είναι θετικό, δεν είναι όμως προσωπική και δεν σημαίνει ότι συστήνει σε μελλοντικούς εργοδότες την πρόσληψή σας. Επιπλέον, καθώς είναι ανοιχτή και εσείς γνωρίζετε το περιεχόμενό της, δεν είναι πλέον εχέμυθη. Παρόλα αυτά είναι χρήσιμο και απαραίτητο να έχετε όλες τις βεβαιώσεις προϋπηρεσίας και να τις υποβάλλετε ως συνοδευτικά έγγραφα, όποτε σας ζητείτε.